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お客様インタビュー − マルマン株式会社（東京都千代田区）
― 今回移転したのは、どのようなオフィスですか。 今回移転したのは、当社の本社オフィスです。 オフィスの概要は次の通りです。
― 今回の移転理由は。 今回は、旧オフィスの借款契約満了に伴う移転です。
― 新オフィスの内装は、どのような条件を満たす必要がありましたか。 新オフィスの内装は、特に次の３つの条件を満たす必要がありました。 〔内装の条件１〕 会社のブランドイメージに合った、格調高いエントランスデザインにする 来訪される方に、高級ゴルフクラブや健康食品の開発販売メーカーとしての、「重厚感」や「信頼性」を印象づけられるエントランスにしたいと考えました。 社員のモチベーションを高める上でも、オフィスエントランスを拡張高いデザインにすることは重要でした。 〔内装の条件２〕必要なスペースを無駄なく配置した、使い勝手の良いレイアウトにする 新オフィスには、次のスペースが必要でした。
これらのスペースを、業務の効率が最大化するよう、合理的にレイアウトすることが重要でした。 〔内装の条件３〕各スペースの目的に合った内装・オフィス家具を用いる たとえば、ミーティングルームのパーテーションには、機密保持のためにもある程度の遮音性が必要です。 また同じミーティングルームでも、対来客用ミーティングルームは社内用ミーティングルームよりも、高級感のある内装・オフィス家具が適切です。 社長室と執務エリアの間のパーテーションにはガラスの大窓を入れ、普段は見通しを良くしておき、必要に応じてブラインドで遮断できるようにする必要がありました。 サーバールームには、２４時間３６５日の空調管理が必要でしたし、喫煙スペースには、煙漏れを防ぐパーテーションと、十分な換気設備が必要でした。 このように、それぞれのスペースの目的にあった内装・オフィス家具にすることが重要でした。
― オフィス内装・移転業者を探し始めたのは、いつ頃でしたか。
オフィス内装・移転業者を探し始めたのは、移転期限の約４ヶ月前の、２０１１年８月頃でした。 ― オフィス内装・移転業者を選ぶにあたって、どのよう条件を重視しましたか。 重視した条件は６つあります。 〔業者の条件１〕オフィスの移転・内装に関わるすべての作業をまとめて依頼できること オフィスの移転には、膨大な数の業者が関わります。これらの業者を一つ一つ選定し、業者間の作業スケジュールを調整する時間的余裕は、我々にはありません。 コスト的にも、すべての作業・設備・家具を一括で発注した方が、より大きな値引きを期待できます。 〔業者の条件２〕デザイン能力が高いこと 今回はオフィスのエントランスを格調高くすることが重要でしたので、デザイン能力が高い業者を探しました。 〔業者の条件３〕ネットワーク機器の移転・構築に詳しいこと 本社には、国内１１事業所を結ぶ社内LANの、サーバー７台が置かれています。 また本社のLANには、パソコン約８０台が接続されています。 これらの機器を移設し、移転初日から稼働させるには、ネットワーク機器に詳しい業者である必要がありました。 〔業者の条件４〕期日を確実に守れること 旧オフィスの借款契約期限が近づいていましたので、内装・移転・引き払いを、予定日までに確実に履行できることが重要でした。 〔業者の条件５〕コミュニケーションがスムーズであること こちらの要望通りのオフィスデザイン、レイアウト、設備を実現してもらうためにも、期日までに移転を済ませるためにも、コミュニケーションのスピードと確実性が高い業者であることが重要でした。 〔業者の条件６〕費用をできるだけ圧縮できること 当然ながら、料金ができるだけ安い業者を探しました。 単に料金が安いだけでなく、必要十分なグレードの設備を低コストで実現する方法を、積極的に提案してくれる業者が望ましいと考えました。
― 条件を満たす業者を、どのように探しましたか。 「取引のある業者に紹介を依頼する」、「役員から紹介を受ける」、「ネットで検索する」等の方法で探しました。 ― 見積りは何社から取りましたか。 見積りは、アロワーズを含め５社から取りました。 ― ５社の中から、最終的にアロワーズを選んだ理由は何ですか。 当社が重視した６つの条件を、最も高いレベルで満たしていたのがアロワーズだったからです。 特に、３つの点が優れていました。 〔選定理由１〕エントランスのデザインの良さ 最大の決め手は、エントランスデザインの良さでした。５社から提出されたデザイン案の中で、アロワーズのデザイン案は群を抜いていました。
〔選定理由２〕対応のスピードとスムーズさ 対応のスピードやスムーズさも印象的でした。アロワーズからは、見積を依頼して約１週間で提案書が提出されました。他４社は、提案書が提出されるまでに２週間前後かかりました。 〔選定理由３〕事前調査の緻密さ 事前調査も緻密でした。オフィスをざっと見るだけで事前調査を済ませる業者もある中、アロワーズは、オフィスの寸法や設備の状況を、時間をかけて丁寧に調査していました。 ― 他に、アロワーズが優れていた点はありますか。 他に挙げるなら、次の３つです。 〔選定理由４〕説明の丁寧さ 作業や設備・資材に関する説明も、アロワーズは豊富で丁寧でした。 〔選定理由５〕LAN設備の移転計画の周到さ LAN設備についても、当社のITシステムを担当している業者や、ネットワークインフラを担当している業者と連絡を取り、綿密な移転計画を立ててくれました。 〔選定理由６〕費用を抑えるための積極的な提案 もちろんコスト的にも他の業者と比べて遜色ありませんでした。「アルミ製パーテーションとスチール製パーテーションを、スペースの用途に応じて使い分ける」など、費用を抑える提案も積極的にしてくれました。 以上の理由から、アロワーズが当社の条件を最も満たす業者であると判断し、２０１１年１１月、新オフィスの内装・設備調達および移転一切に関わる作業を、アロワーズに正式発注しました。 移転期限まで、あと１ヶ月に迫った時点での発注でした。
― 発注後、内装・移転の作業を進める過程で、印象に残ったことはありますか。 特に３つのことが印象に残ってます。 （１）期日を守るため、あらゆる努力をしてくれた 今回は事情により、アロワーズから指定されていた発注期限を、大きく過ぎての正式発注になってしまいました。しかしアロワーズは、こちらが希望した移転日に間に合わせるため、あらゆる努力を払ってくれました。 たとえば、「もう間に合わない」と言うオフィス家具メーカーと粘り強く交渉し、こちらが希望する家具を確保してくれました。深夜まで続く作業にも、何度も立ち会ってくれました。 （２）問い合わせへのレスポンスが早かった 電話やメールでの問い合わせに、いつもスピーディーに回答してくれました。 （３）変更にも柔軟かつスピーディーにも対応してもらえた 正式発注後、エントランスのデザインやコンセントの位置などに変更が必要になった時も、アロワーズは柔軟かつスピーディーに対応してくれました。
― 希望の日に移転を完了できましたか。 はい。おかげで、正式発注から移転までわずか１カ月という慌ただしさの中、無事、希望の日に新オフィスに移転できました。 移転のための休業は、一切不要でした。前の週の金曜夜まで通常通り営業し、土日で引越作業を済ませ、週が明けた月曜朝から、新オフィスで通常通り営業できました。 旧オフィスの引き渡しも、借款契約の期限までに無事完了できました。 ― 内装を終えた新オフィスを、初めて見た感想はいかがでしたか。 エントランスの印象が、完成予想図から想像していた以上に良かったです。来訪者に当社のブランドイメージを伝え、従業員のモチベーションも高めるオフィスエントランスになりました。 従業員や役員の評判も上々です。
― 内装・移転以外に、今回アロワーズに依頼したことはありますか。 はい。今回の移転を機に、社内LAN設備の保守も、今後はアロワーズに依頼することにしました。今回の移転で、アロワーズが社内LAN設備にも強いことがわかりましたし、以前契約していた業者よりも、リーズナブルにLAN設備の保守を依頼できることがわかったからです。 また、細かいことですが、オフィスの自動販売機の飲料を、業者と交渉して値下げする提案をアロワーズがしてくれました。アロワーズに交渉を依頼したところ、１２０円の飲料を８０円に、１５０円の飲料を１１０円に、それぞれ値下げしてもらうことができました。わずかな値下げですが、毎日利用するものなので、社員達には好評です。
― 最後に、これからオフィスの内装や移転に取りかかる企業の方に、何かアドバイスがあればお願いします。 オフィスの内装や移転にあたっては、業者に伝えなければならない事項が膨大にあります。業者への伝え漏れを防ぐためにも、最後の発注段階で依頼事項の一覧表を作り、業者と確認することをお勧めします。
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