THE電話回線手配 お客様インタビュー  − ソウエクスペリエンス株式会社様(品川区西五反田)

「体験ギフト」の企画・販売を行うソウエクスペリエンス株式会社では、2010年8月、オフィスを移転・拡張したのを機に電話回線を増設し、電話機をビジネスフォンに切り換えました。NTTの手続から室内配線、電話機設定まで一括して依頼できるサービスとして、ソウエクスペリエンスが選んだのはアロワーズの「THE電話回線手配」。取締役の山本一造氏に、「THE電話回線手配」を利用した経緯、感想などをうかがいました。

もくじ 

1. ソウエクスペリエンスについて
2. 移転は電話設備を見直すチャンスだった
3. 電話工事業者に求めた要件
4. アロワーズの担当者が来て
5. 移転当日
6. 移転のための休業がゼロで済んだ
7. これからオフィスを移転する会社の方へ


■ ソウエクスペリエンスについて
 


「体験ギフト」を購入できるホームページ

-- ソウエクスペリエンスについてご紹介ください。

ソウエクスペリエンスは、「体験ギフト」の企画と販売を行う会社です。

体験ギフトとは、習いごとや遊びごとなどの「体験」を、カタログギフトやチケットの形で贈るギフトです。2010年9月現在、乗馬、サーフィン、パラグライダー、エステ、マッサージ、クルージング、茶道、陶芸など、約100種類の「体験」を用意しています。個人と法人、どちらのお客様からもご利用いただいています。

高校〜大学を通じた同級生だった現社長西村と私が、大学卒業後、約1年の会社員経験と事業構想を経て、2005年に創業しました。

社員は現在8名。内訳は役員3名、営業2名、エンジニア1名、デザイン担当1名、バックオフィス担当1名です。

■ 移転は電話設備を見直すチャンスだった

-- 今回、渋谷から西五反田にオフィスを移転した理由を教えてください。

 


ソウエクスペリエンスが入居した西五反田の町原ビル。テナント6軒のうち3軒が、アロワーズ「THE電話回線手配」のユーザー

移転前に入っていたビルが、2010年9月で取り壊されることが決まっていましたので、それまでに退去する必要がありました。また、事業の成長と共にオフィスが手狭になっていたことも、移転理由の一つでした。

-- 移転前は、どのような電話設備を利用していましたか。

家庭用電話機1台とファクス1台を、1番号2チャンネル(=電話とファックスの同時利用可能)のISDN1回線で使用していました。

-- 移転前の電話設備に、どのような不満がありましたか。

電話が1本しか発着信できない状態でしたので、お電話をいただいても話し中になっていることが多く、お客様や取引先の方にストレスを与えていました。電話機の留守電機能が貧弱で、時間帯ごとにメッセージを預かる設定ができないことも、不便に感じていました。

オフィス移転を機に、こうした不満を解消しようと考えました。

-- 移転を機に、どのような電話設備にしようと考えましたか。

自分達が電話に何を望むのかを検討した結果、次の要件が挙げられました。

代表番号、ファックス番号、フリーダイヤル着信番号、合わせて3つの電話番号が欲しい。

電話機は2台以上欲しい。
代表番号で、同時に複数の通話ができるようにしたい。
1台の電話機で、複数の電話番号の発着信ができるようにしたい。
内線をまわして、電話の取次ぎをしたい。
留守番電話でメッセージを預かる設定を、曜日や時間帯ごとに細かくしたい。
ハンズフリー通話ができるようにしたい。
将来的に、電話の台数を簡単・低コストで増やせるようにしておきたい。
新オフィスを別の会社と共用する予定があるので、別の電話番号を迅速に引けるようにしておきたい。

色々調べて、これらの要件を満たすには、電話回線の増設とビジネスフォンの導入が必要だとわかりました。そこで、電話回線の移転・増設からビジネスフォンの導入・設定までを、一括して依頼できる業者を探すことにしました。

■ 電話工事業者に求めた要件

-- 電話回線の移転・増設やビジネスフォンの導入・設定などを依頼する業者に、どのような要件を求めましたか。

第1に、約束した日に確実に電話を開通させることができることです。新オフィスへの引っ越しを済ませて営業を開始したにもかかわらず、電話もファックスも通じないということがあっては困ります。

第2に、信頼できる担当者の方がきちんとついて、最初の相談から最後の開通まで、責任を持ってくれることです。何かあったとき、誰に相談していいのかわからないような業者さんに、電話の移転や設置は任せられません。

第3に、電話設備に対する弊社のニーズをきちんと把握したうえで、最適な提案をしてくれることです。電話やメールのやり取りだけでは、こちらの状況や要望を100%伝えることはできません。ですから、相談の段階から訪問していただけることも重要でした。

-- 条件を満たす業者を、どのように探しましたか。

たまたま転居先のビルに知り合いの会社が入っていたので、電話の移転や設置を頼んだ業者を紹介してもらいました。知り合いが既に利用している業者さんなら、信頼性という点で安心できます。また、同じビルで電話を設置したことがある業者なら、そのビルの回線状況や契約関係などにも詳しいだろうとも思いました。それで紹介されたのが、アロワーズさんでした。

■ アロワーズの担当者が来て

-- アロワーズを紹介された後、どのように行動しましたか。

アロワーズさんに電話を掛け、電話回線の移転・増設と、ビジネスフォンの導入を考えていることを伝えました。

電話を掛けた翌日には、アロワーズの担当者の方が弊社を訪ねてくれました。

-- アロワーズの担当者による訪問ヒアリングはいかがでしたか。

担当者の方からの質問に答えて、こちらの状況や要望を詳しく伝えることができました。私は個人的にメカ系の話が好きなので、ビジネスフォンの構成などについてもつっこんで聞かせてもらったのですが、図なども使ってわかりやすく説明してもらえました。

アロワーズから提示した構成図  

 
訪問ヒアリングの3日後には、3パターンのプランと見積りを持って、同じ担当者の方がもう一度訪問してくれました。パターンの違いは、電話機の台数や、買い取り/リースの違いによるものでした。

-- アロワーズの担当者が持ってきたプランは、御社の状況や要望にマッチしていましたか。

はい。こちらが伝えた状況や要望を、きちんと踏まえたプランを持ってきていただけました。それだけでなく、こちらが気付かなかったやり方も提案してもらえました。たとえば当初私達は、ビジネスフォンをリースで利用することを考えていました。しかしアロワーズの担当者の方は、中古のビジネスフォンがあり、それは考えていた価格よりもかなり安い金額で買い取りできることを教えてくれました。そこで、新品をリースで利用する場合、中古品を買い取る場合、両方の見積りを作ってもらいました。

中古で手に入るビジネスフォンのカタログを担当者の方に送ってもらったところ、機能もデザインも十分満足できるものでした。そこで当初の予定を変更して、中古のビジネスフォンを買い取ることに決めました。アロワーズさんからの提案があったおかげで、当初考えていたよりも安く簡単に、ビジネスフォン一式を入手できました。

 


「アロワーズは、弊社の状況と要望を踏まえたプランを提案してくれました」

最終的に選んだのは、機器は、中古ビジネスフォン5台購入、ファックス1台は手持ちを利用。電話回線は、代表番号2チャンネル、ファックス番号1チャンネル、フリーダイヤル着信番号1チャンネルの、計3番号4チャンネルで運用するプランでした。

-- NTTへの手続きも、アロワーズに依頼しましたか。

はい。電話の移転と増設の手続きも、アロワーズさんにお願いしました。担当者の方に謄本や身分証明書を渡しただけで、4日後にはもう移転先での電話番号の候補が届きました。NTTに手続きしたという意識がまったくないうちに、電話の移転や増設の手続きが済んでしまった、という印象です。

-- 新しい電話番号は、候補の中からどのように選びましたか。

語呂のよさですとか、代表番号とフリーダイヤル着信番号、2つ合わせての覚えやすさなどに配慮して選びました。

■ 移転当日

-- 移転先での電話番号を選択した後は、どのような流れでしたか。

 


旧オフィス


引越し作業


新オフィス。広さは旧オフィスの約3倍

  

 

まず、NTT工事、室内配線、ビジネスフォンの設定などを行う日を決めました。担当者の方の提案で、これらの作業はオフィス引っ越しの当日にまとめることにしました。電話工事の立ち会いのためだけに、わざわざ新オフィスに行くのも面倒ですからね。

あとは引っ越し当日、午前中にNTT工事、午後には室内配線とビジネスフォンの設定がありました。NTT工事にはアロワーズの担当者の方が立ち会い、室内配線とビジネスフォンの設定には、アロワーズの別の工事担当者の方が来てくれました。

-- 室内配線とビジネスフォンの設定は、どのような様子でしたか。

まず工事担当の方から、電話機や主装置をどこに置くか尋ねられました。こちらの希望を伝えると、その通りの場所に電話機とファックスと主装置を設置してくれました。配線は、タイルカーペットの下に平らなコードで敷設してもらいました。

設置が済むと、電話番号の使い分け、通話の転送、留守番電話などに関する設定を、逐一こちらの希望を聞きながら行ってくれました。その工事担当者の方は相当詳しい人で、目にも止まらぬ速さでボタンを押して設定を済ませてくれました(笑)。

設定が終わったあとは、電話機の使い方を説明してくれました。電話番号の使い分け方、もう1台の電話への転送の仕方、留守番電話の設定の仕方、ハンズフリーにするときの設定の仕方など、基本的な使い方をすべて教えてもらいました。

■ 移転のための休業がゼロで済んだ

-- 電話は予定通り開通しましたか。

 


導入したビジネスフォン

はい。アロワーズの工事担当の方に設置・設定していただいてすぐ、電話機5台とファックス1台が、3番号4チャンネルで問題なく使えました。

直前の金曜日の営業終了時刻まで、旧オフィスで通常通り営業し、翌土曜日には、予定通り新オフィスの電話・ファックスが開通しました。日曜日には新オフィスへの器具備品の搬入が完了し、翌月曜日の営業開始時刻から、新オフィスで通常通り営業できました。

ですから、移転のための休業も不要でしたし、電話が不通になる時間もゼロで済みました。

■ これからオフィスを移転する会社の方へ

-- これからオフィスの引越しする会社の方へ、何かアドバイスをお願いします。

電話の移転に必要な手続きや作業は、自分たちでやろうとすると、想像以上に手間や時間が掛かるのではないでしょうか。しかも電話というのは、みんなが通じて当たり前だと思っています。万が一移転先での電話開設に失敗すると、社外の方々はもちろん、従業員にも大変な不満を感じさせることになります。オフィスを移転する時というのは準備に忙殺されるものです。電話の移転のように専門の業者さんがいる分野については、信頼できるところにパッと頼んでしまったほうが、ストレスもなくていいと思います。

-- 他にはいかがでしょう。

今はメールやスカイプでのコミュニケーションが多くなったこともあり、電話という接触手段の提供を避けている会社が多いように感じます。私自身、電話というインフラにコストを掛けることに、疑問を感じた時期がありました。今回オフィスの移転を機に、電話が果たす役割について改めて考えていて気付いたのですが、会社の代表番号がきちんとあって、本人が出られなくてもスタッフの誰かが出て取り次げる体制になっていることは、お客さんや取引先にとって、ものすごく安心と信頼につながることなんですね。そういう安心や信頼がビジネスを行う上での優位性になるんだなと、今回改めて思いました。


アロワーズ営業担当 安仲と

アロワーズ営業担当 安仲より

ソウエクスペリエンス山本様、本日はお忙しい中、貴重なお話をありがとうございました。ご満足いただける電話設備を、リーズナブルな費用で、予定通りの期日にご用意することができ、私も嬉しく思っております。今後もオフィスの電話を増設されるご予定があるとのことで、その折りもぜひ、アロワーズの「THE電話回線手配」をよろしくお願いいたします。

 


※ ソウエクスペリエンスのWebサイト
※ 取材日:2010年9月
※ 取材・製作:カスタマワイズ